Hewlett-Packard anuncia el lanzamiento de HP eCustodia, una solución única en el mercado que resuelve los problemas a los que se enfrentan las empresas públicas y privadas en el campo de la digitalización, conservación y archivo de documentos y firmas electrónicas. HP eCustodia actúa como almacén seguro de todos los generadores de documentos, garantizando la preservación del contenido, manteniendo la validez jurídica de las firmas electrónicas y asegurando su posterior recuperación, garantizando el ciclo de vida de los documentos a largo plazo.

En la actualidad, las empresas públicas y privadas están experimentando un crecimiento exponencial de la documentación, así como de los costes físicos del almacenamiento. A su vez, hay una firme apuesta por la empresa sin papel, al convertirse en un factor de eficiencia y hacer posible una reducción de costes gracias, entre otras cosas, a la automatización de factores. Así lo demuestran realidades como la receta, la historia clínica, el expediente bancario o la Administración electrónicas. A ello se une la necesidad de la convivencia de los canales físicos y los digitales, así como una serie de legislaciones de obligado cumplimiento en la materia como son el caso de la Ley 11/2007 LAECSP o la Ley 56/2007 LISI.

“En este contexto, la realidad es que los documentos electrónicos caducan, los formatos quedan obsoletos y la firma digital pierde valor probatorio, lo que en muchos casos se convierte en un auténtico reto para todo tipo de organizaciones, pequeñas, medianas o grandes, públicas o privadas”, afirma Luis Buezo, Director de la Práctica de Seguridad de HP Española. “La respuesta para todo ello es HP eCustodia, una solución única en el mercado que, además, está totalmente adaptada a la legislación española en el campo del archivo, conservación de documentos y firma electrónica”.

Cuatro pasos, una realidad
El ciclo de vida de los archivos electrónicos pasa por la automatización del ecosistema, que se divide en cuatro pasos. En primer lugar capturar los documentos físicos y electrónicos, seguido de automatizar la captura de datos para indexar el contenido y almacenar y clasificar la información en un repositorio central. Finalmente, hay que disponer los medios para recuperar la información con métodos de búsqueda sencillos para los usuarios, gestionando los ciclos de retención y eliminación de la documentación.

HP eCustodia permite la entrada de documentos digitalizados y electrónicos en origen, dando servicio de archivado de documentos electrónicos para todas las aplicaciones de la empresa y ofreciendo servicios SOA para su integración. Además, posibilita clasificar y recuperar la información mediante criterios propios de la empresa. Con HP eCustodia, Hewlett-Packard ofrece una potente solución de gestión del archivo que pasa a complementar los productos orientados a la gestión de los documentos vivos, como Gestores Documentales o de Contenidos, así como otras soluciones a medida que disponen las organizaciones, como Gestores de Expedientes.

Automatización del proceso
Esta solución lleva a cabo una automatización real del flujo de trabajo en el proceso de captura y digitalización, incluyendo la captura de los datos que permiten la clasificación de los documentos en la organización. Además, entre sus principales características incluye un esquema de archivado, basándose en estándares del mercado como OAIS (Open Archival Information Sytem) y clasificación de los expedientes, a los que caracteriza según las necesidades de cada empresa.

“HP eCustodia también incluye representación de documentos a lo largo del tiempo, garantizando la legibilidad de los documentos con el paso de los años, utilizando bases de datos de conocimiento que ayudan a interpretar los contenidos almacenados”, afirma por su parte Jordi Cardona, Gerente de Identidad Digital de HP Española. “Además, esta solución permite búsquedas complejas con metadatos y texto libre combinados, la posibilidad de incluir comodines y resaltar los elementos buscados para hacer más fácil su localización, y preserva las firmas electrónicas, lo que requiere realizar actuaciones preventivas para mantener su validez jurídica. Sin duda, es una solución única en el mercado”.

HP eCustodia garantiza la integridad de los documentos, emitiendo informes que pueden utilizarse ante un tercero como garantía de la integridad y autenticidad de todos los documentos que conforman un expediente. Con esta información, un auditor técnico puede asegurar la veracidad de todos los contenidos y firmas y aseveraciones del informe.

Conclusión
Por todo ello, HP eCustodia se convierte en una solución única en el mercado en el campo del archivado y conservación de documentos y firmas electrónicas, cumpliendo con los estándares internacionales y garantizando compatibilidad con otros sistemas, como gestores documentales. Proporciona una completa visión del proceso de expediente digital y de la custodia segura, así como su conservación a lo largo del tiempo, ofreciendo la información necesaria para abordar con éxito un proyecto de digitalización y archivo electrónico desde el ámbito técnico, jurídico y de gestión.